L’ Appart Fitness choisit Thétys pour sa gestion de Trésorerie et la sécurisation des paiements

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L’ Appart Fitness choisit Thétys pour sa gestion de Trésorerie et la sécurisation des paiements

Thétys, une solution pour rationaliser la gestion de Trésorerie et sécuriser les paiements

Carte d’identité :

L’ Appart Fitness : des clubs de sport dans toute la France

L ’Appart Fitness a été créé il y a plus de dix ans par des passionnés de sport qui avaient une idée en tête : que chacun puisse se mettre au sport et se faire plaisir avec des prix abordables. L’Appart Fitness est devenu une référence dans le monde du fitness, en prônant un coaching de qualité, des valeurs de bonne humeur et de respect. Trois formules sont proposées : en club, en extérieur et…en ligne avec les changements sanitaires survenus en 2020.

L’appart Fitness en chiffres :

  • 120 clubs de sport, dont 60 clubs franchisés
  • 300 coachs
  • 80 000 adhérents dans toute la France

 

Nous sommes allés à la rencontre de Franck Prothery, Cash Manager de l’Appart Fitness depuis 2019. Après une formation en comptabilité et finance, il s’est tourné vers la gestion de trésorerie avec une riche expérience dans de nombreuses sociétés.

Il a choisi et mis en place la solution Thétys pour l’ensemble de l’entreprise, en collaboration avec le chef de projet IT pour son implémentation.

“Avec Thétys, j’ai pu rationaliser toute ma trésorerie, rentrer mes flux, faire de l’analytique, et développer des tableaux d’analyses avec des codes budgétaires.”

Retour sur le contexte initial de la Trésorerie de l’Appart Fitness

Six mois avant mon arrivée, le rachat de tout le groupe Amazonia a nécessité de fusionner toutes les entités et donc de rationaliser la trésorerie.

L’objectif pour la Trésorerie était d’avoir une vision groupe consolidée. Nous recherchions un outil pour une gestion quotidienne centralisée, sans devoir passer par chaque portail bancaire.

Pourquoi le choix de Thétys ?

Nous avons fait un appel d’offre, et des grands éditeurs du marché comme ACA ont répondu.

Trois points majeurs ont fait la différence :

  • l’humain : la compétence, la réactivité et l’investissement  de nos interlocuteurs.  Les équipes d’avant-vente d’ACA ont été très à l’écoute et impliquées : j’ai vite compris la richesse de leur double expertise tant sur l’application, qu’en trésorerie.
  • la souplesse de l’outil : au moment des tests, je savais “ce que je voulais, et ce que je ne voulais pas” ! Thétys est totalement paramétrable à la main des utilisateurs, selon ses propres besoins, de façon évolutive dans le temps, sans être figé. Ainsi, on s’approprie la solution conformément à sa structure interne de départ, et on affine dans le temps. D’autres logiciels sont plus rigides, il faut se calquer sur un outil dès le 1er jour selon le modèle de l’éditeur, sans souplesse de paramétrage.
  • le SaaS : un point essentiel côté service IT de l’Appart Fitness, nous voulions nous décharger de la gestion des serveurs. Certains éditeurs proposent encore des solutions avec licence, ce dont nous ne voulions pas.

Aujourd’hui que faites-vous avec Thétys ?

Nous sommes 2 utilisateurs aujourd’hui au service Trésorerie. La journée type est scindée 2 : la gestion opérationnelle, très réduite grâce à l’automatisation, et la gestion analytique.

Partie TRESORERIE:

-> Gestion opérationnelle :

  •   Couverture de comptes pour effectuer les règlements
  • Intégration automatique de tous les fichiers, notamment sur les règlements, les prélèvements sur nos adhérents
  • Envoi des relevés bancaires pour la comptabilité
  • Récupération des fichiers d’impayés des prélèvements, réintégrables dans notre outil métier qui gère les clients

-> Gestion analytique :

  • La mise en place de codes budgétaires permet une vision de la répartition des flux par analytique avec un visu immédiat. Les flux sont catégorisés par type : virements fournisseurs, prélèvements, adhérents, franchisés, impôts, salaires. Tout s’extrait aussi très facilement vers Excel.

L’automatisation est possible par rapport aux libellés, ce qui fait gagner finalement  beaucoup de temps et fiabilise le process. En effet, on enregistre la » bonne » écriture sur le « bon » analytique.

Partie PAIEMENTS :

-> Gestion des signataires

Le module Payment simplifie – et sécurise-  également beaucoup notre quotidien. Nous pouvons paramétrer autant de signataires que nous voulons. Ensuite, ils viennent signer directement dans l’application. Nous n’avons plus à gérer les tokens physiques (perdus, mal rangés etc…). En un clic, les signataires se retrouvent sur la page à signer. Ainsi, c’est un confort de travail énorme et un vrai gain de temps pour tous.

-> Validation des paiements

Une fois cette étape passée, je n’ai plus qu’à signer le paiement à la banque avec ma clé 3SKey de Swift.

Le processus de la chaîne des paiements est donc bien plus rapide, plus simple et plus sécurisé.

Les 4 Bénéfices de Thétys ?

1. L’automatisation : gains de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée

Le métier de Trésorier est recentré sur l’analyse et non plus sur les tâches manuelles. Avant de mettre en place Thétys, il me fallait parfois une journée pour récupérer l’ensemble des informations de trésorerie sur tous mes comptes bancaires. Là, dans l’heure, j’ai accès à toute cette partie opérationnelle et mes prévisions sont fiabilisées

2. Une solution de suivi des indicateurs et analyses

Ainsi, je peux me consacrer pleinement au suivi de mes indicateurs. J’ai mis en place des ratios propres à notre activité : suivi des impayés/nombre d’adhérents, évolution du panier moyen et un suivi des clients, notamment en cette période troublée. C’est un véritable gain de valeur ajoutée.

3. Une navigation utilisateur (UX/UI) très intuitive et moderne

L’outil est vraiment agréable et la navigation est conviviale ! Par exemple, sur la partie Tréso, la page d’accueil de la solution est totalement personnalisable avec ses propres indicateurs, par système de vignettes.

En un clin d’œil, le matin, je sais si mes rapprochements sont corrects, je visualise mes ratios favoris, sans aller chercher dans l’outil. Je peux vérifier chaque matin un indicateur qui m’est précieux, et que je visualise dès l’arrivée sur l’application : mon solde de Trésorerie dans Thétys est-il bien conforme aux soldes bancaires ?

4. Le Saas

Outre le fait d’être déchargé de la gestion des serveurs par l’IT que j’évoquais plus haut, j’apprécie le réel gain de temps grâce à des connectivités plus fluides. L’ordinateur en local est allégé, c’est un vrai confort pour le client. La mobilité est rendue possible, depuis n’importe où, surtout en cette période de crise sanitaire et de télétravail.

De plus, les accès sont sécurisés par des contrôles, les montées de version sont gérées totalement par ACA. Je n’ai plus à me préoccuper de tout cela et me concentre sur mon métier.

L’accompagnement des équipes ACA & l’Appart Fitness ?

Une équipe réactive

La Hot Line est “top” ! Le support est très compétent et à l’écoute. Au moment de l’appel d’offre, la DSI nous avait alertés sur l’importance de la Hotline, afin qu’elle ne soit pas internationale, injoignable, changeante dans ses interlocuteurs. Et chez ACA, les équipes sont réactives et maîtrisent vraiment leur sujet. Ainsi, cela fait gagner doublement du temps.

Une autonomie sur le paramétrage

Si j’ai de nouveaux besoins dans l’outil, je ne reste pas bloqué plusieurs jours en attendant l’intervention de l’éditeur, après avoir envoyé un ticket etc…. Je peux vraiment être autonome, poser mes questions éventuelles et réagir rapidement en paramétrant moi-même, d’après les conseils de l’équipe support.

Le mot de la fin

“Thétys, c’est facile et moderne ! La solution nous permet d’être plus efficients sur notre façon de travailler à l’Appart Fitness : je gagne du temps, je pilote la trésorerie de mon entreprise grâce aux indicateurs et contrôles que j’ai mis en place.”

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