Evaluez et contrôlez le coût de vos services bancaires !

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Evaluez et contrôlez le coût de vos services bancaires !

Le trésorier : acheteur, négociateur et contrôleur du coût des services bancaires

À l’échelle d’un Groupe, le coût global des services bancaires peut atteindre des montants significatifs s’il n’est pas monitoré. Cette responsabilité incombe au trésorier qui doit rester vigilant et s’outiller pour évaluer ce coût, le réduire et contrôler la bonne application par ses banques des conditions négociées

Ces services regroupent notamment : la gestion administrative des comptes bancaires, la mise à disposition des relevés et des moyens de paiement, le traitement des ordres de paiement (cash management), l’émission et la gestion des cautions ou garanties à l’export (trade finance), ou des prestations à plus forte valeur ajoutée, comme des solutions de sécurisation de moyens de paiement contre la fraude…

Le TMS : outil indispensable de suivi et de contrôle des frais & commissions bancaires

Quel trésorier n’a pas entamé un point annuel avec son chargé d’affaires sans s’entendre dire : “ je ne gagne pas assez d’argent avec vous” !

Là, trois options s’offrent à lui : sortir la boite de mouchoirs, brandir la menace de fermer tous les comptes (au risque de devoir le faire!), ou discuter en véritable partenaire et confronter ses chiffres avec son interlocuteur en étudiant ensemble le fameux “compte d’exploitation “banque/entreprise”. L’inconnue étant pour le trésorier : les coûts de traitement de sa banque.

La dernière option (la plus raisonnable) suppose que les deux parties aient une vue à la fois complète et détaillée,  par type d’opération, des frais et commissions bancaires facturés, mais aussi un suivi des volumétries d’opérations qui ont généré ces frais (nombre et assiettes de montants des opérations traitées). Ceci pour être à même de benchmarker le coût par opération d’une banque à l’autre et de s’assurer du respect des engagements pris. En effet, la négociation des frais est en général adossée à un engagement du trésorier de confier à la banque, sur une période donnée, un certain volume ou une certaine typologie d’opérations (exemple : un nombre de virements internationaux dans l’année, ou un panier moyen minimum d’encaissements par cartes bancaires…).  

Sans TMS, l’exercice peut se transformer en véritable cauchemar pour les trésoriers.

Il suffit de consulter un cahier de “conditions générales tarifaires” de banque pour mesurer la multiplicité des frais et commissions que tout bon trésorier doit négocier, lors de son entrée en relation avec une nouvelle banque : forfaits pour chaque type d’opération, pourcentage (parfois dégressif par tranche) du montant de l’opération, combinaison des deux…

Le trésorier doit donc effectuer un double suivi en parallèle : un suivi du montant cumulé des frais par nature d’opération et un suivi des volumétries et montants des opérations sous-jacentes. Ceci dans le double objectif de contrôler la bonne application par les banques des conditions négociées et de s’assurer qu’il a tenu ses engagements de volume, lors de ses rendez vous annuels avec ses chargés d’affaires !

Le suivi des frais et leur identification est complexe : les banques prélèvent en continu sur les comptes bancaires une multiplicité de frais de petits montants, parfois “cachés” car incorporés au montant principal du paiement. Autre difficulté : les frais sont codifiés différemment pour une même nature de frais d’une banque à l’autre et codifiés de façon identique par la même banque pour des natures différentes de frais !

Une initiative de place est en cours au niveau international “le BSB (Bank Services Billing)”  pour pallier ces difficultés en normalisant les codifications tarifaires des banques, afin de les rendre plus comparables et transparentes :

BSB (Bank Services Billing)  pour la transparence des frais bancaires

Ce service, développé aux Etats Unis par le groupe de Normalisation Twist (Transaction Workflow Innovation Standards Team), vise la transparence de la facturation des frais et commissions prélevés par les banques. La mise en œuvre de codes standards de définition permet  une meilleure compréhension, un meilleur contrôle, et une plus grande comparabilité entre les banques. En effet, chaque banque a son propre système de facturation, avec ses propres codes en fonction des produits et services proposés. Afin qu’une entreprise puisse comprendre et surtout comparer les services et produits de ses partenaires bancaires, il est indispensable qu’elle dispose d’une table de comparaison de ces codes. Les entreprises veulent savoir combien elles dépensent pour les produits et services bancaires, et naturellement, si ces frais sont justifiés.

Le suivi des opérations sous jacentes aux frais est également compliqué : malgré l’existence de longue date d’une nomenclature de codes interbancaires établie par le CFONB, le Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaires, (pour distinguer les natures d’opérations), ces codes ne sont pas toujours respectés par les banques. Il devient dès lors compliqué de distinguer dans un relevé de compte un virement de trésorerie, d’un virement Tiers domestique ou international pour lesquels les frais négociés sont…différents.

Quelle valeur ajoutée vous apporte le TMS THETYS d’ACA ?

“THETYS Tréso” vous permet d’agréger et de contrôler automatiquement le montant des frais et commissions bancaires appliqués par les banques sur l’ensemble de vos opérations :

  • soit par génération automatique de prévisions de frais, en vue de les rapprocher des frais prélevés par les banques
  • soit par édition d’Etats récapitulatifs de Contrôle de frais”, permettant de visualiser sur une période donnée (mensuelle par exemple) de façon agrégée, par banque et par type d’opération :
  • le montant théorique des frais à facturer par banque et par typologie de frais
  • les assiettes et nombres d’opérations sous – jacentes à ces frais
  • le montant réel des frais prélevés par banque, par typologie de frais
  • une simulation précise de vos échelles d’intérêts à rapprocher de celles envoyées par vos banques.

En faisant transiter vos fichiers de paiement par la plateforme “THETYS Paiements”, vous récupérez dans THETYS TRESO toutes les statistiques nécessaires au suivi des opérations sous jacentes aux frais (assiettes, nombre, nature d’opérations) : Par exemple: le nombre de virements contenus dans vos fichiers de paiements ainsi que la nature de vos virements (trésorerie, internationaux, SEPA, …) celle ci étant déterminée par le format spécifique du fichier.

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